Сотрудники отдела кадрового администрирования применяют автоматизацию там, где она даёт измеримую пользу в процессах. При этом важно подчеркнуть, что роботизация — это не замена людей, а поддержка сотрудников. Робот берёт на себя рутину, снижает риск ошибок и ускоряет обработку документов.

С февраля робот самостоятельно принимает и отрабатывает заявки на приём внешних совместителей из ДЗО.

Как устроен процесс:

• сначала робот отбирает из отчёта сотрудников с пометкой на приём и сверяет списки с ранее введёнными в систему;
• затем он определяет штатную единицу, вводит необходимые данные, создаёт контракт и назначение для первичных приёмов;
• а если сотрудник уже есть в системе — фиксирует информацию в журнале и направляет письмо сотрудникам для ручного внесения данных.

Результат: робот сокращает однообразную нагрузку на сотрудников и ускоряет оформление заявок.

С апреля робот вносит изменения персональных данных после распознавания их программой OCR. На данный момент автоматически обрабатываются следующие документы: ИНН, СНИЛС, свидетельство о рождении, справка о рождении, заявление о составе семьи.

Уже сегодня робот обработал более 13,5 тысяч документов. Это повышает скорость и точность ввода данных, снижая вероятность ошибок и неверного понимания инструкций.

Что делает робот:

• сверяет данные в системе;
• вносит данные по документам.

Эффект: согласно расчётам, робот выполняет объём, эквивалентный загрузке одного специалиста.

С июля запущена автоматическая обработка дополнительных документов: свидетельства о заключении брака, свидетельства о расторжении брака, военного билета и паспорта. А на последнем этапе к ним добавятся документы об образовании.

С июня робот формирует справки СТД-Р при увольнении: выгружает документ из OeBS R12 и при необходимости направляет его сотруднику. Этот процесс запускается ежедневно утром — справки по уволенным сотрудникам подготавливаются за 2 дня до их увольнения.

Этапы автоматизации процесса:

• первоначально была запущена опытно-промышленная эксплуатация — робот обслуживал 3 группирующих узла;
• с конца июля процесс тиражирован на всё ПАО.

Результат: на первоначальном этапе робот в среднем готовил около 15 справок в день, а при охвате всей компании эта цифра выросла до 100 справок в день.

Благодаря роботизации у сотрудников будет больше времени на задачи, в которых необходим человеческий подход.